Scan Snapとfreeeの連携を試してみました①

確定申告の時期に突入しさらに忙しくなってきました。
12月決算のお客様もいらっしゃいますのでどの事務所も修羅場と化しているのかもしれません。

新規のご相談もありがとうございます!

そんな時期なのに時間の合間に先日ご協力により入手したScan Snapを活用してfreee(会計ソフト)との連携を試してみました。
メイン会計ソフトで使っているJDLさんにも同じような機能はあるようですがクラウドソフトとの組み合わせがやはり相性がいいようです。

まだまだ使い始めなのでこれからもっとよく研究してサービスに生かしていきます。

今回は経費のレシートをfreeeに入れて実際に仕訳作成までです。

手順(レシートをスキャンしてfreeeで仕訳作成まで)

レシートをご用意ください。
今回はいきなり!ステーキと三省堂書店です。

いきなり!ステーキは美味しかったのですがプライベートなので実際には経費にはいれてません!
税理士ですから

Scan Snapにセットしてスキャンします。

あらかじめPCにScanSnap Cloudというのをインストールして設定してあります。
詳細はリンク先参照(無料で使えます)

PCとScanSnapは無線ランで繋がっています。

ScanSnap  Cloud

PCデスクトップ

スキャンすると自動でScanSnap Cloudに格納されます。
あらかじめ設定しておくことで他のクラウドサービスにScanSnapから自動で飛びます
名刺管理ソフトeightやfreee、Dropbox等です。

名刺についてはeight、レシートはfreee、書類系はDropBoxへ等と選択ができます。
今回はレシートですがfreeeに直接飛ばさずにDropboxを経由します。更新ボタンの下にDropboxと表示されています。

ScanSnapCloud画面

ダイレクトにfreeeではなくDropboxを使用しているのはfreeeを使っているお客様多くいるため異なるお客様のfreeeに飛ばしてしまうのを防ぐためです。直前に開いていたfreeeに飛んでしまうそうなので。

個人で使っている方は直接freeeに飛ぶように設定してもいいと思います。

DropBoxにはあらかじめScanSnapからのデータが格納されるフォルダが作成されています。
2枚がRecepitsのフォルダに入ってきました。

DropBox画面

今度はfreeeの方からDropBoxに格納されたレシートをインポートをします。

直接ScanSnap cloudからfreeeへ飛ぶように設定しておけばこの手間はなくなります。

Dropboxからのインポートというのがfreeeには機能としてあります。

freee画面

これでfreeeの方にレシートが格納されました。

freee画面

綺麗にレシートが格納されています。

freee画面

未登録からレシートをクリックします。

すでに取引日、金額は読み取ってくれています!えらい

freee画面

口座や勘定科目を選択します。

freee画面

そして登録すると仕訳が作成されます。

レシートからの高速入力の機能もあります。

freee画面

まとめ

設定さえできればサクサク使えます。レシート等は大きさがまちまちなので一度にやると詰まってしまったりもします。
小型のIX100等も組み合わせればよりいいのだと思いますので今後検討です。

お客様ご自身でスキャンをしていただければ、会計事務所側には通帳、カード、領収書、請求書、現金出納帳等々を渡さずに済むことになりますので会計事務所のサービスの提供の仕方も変わってくると思います。

電子帳簿保存法の改正により紙で保存しておく必要もなくなってきてますのでますますこの状況は進むのかもしれません。

税理士にとってはITに業務を奪われることは死活問題だと言われていますが、弊社では積極的にITを活用して、人にしかできない部分に業務をシフトしています。IT化、ペーパーレス化が進めば在宅等も可能になると思います。

作業をメインとしていた会計事務所は今後方向転換を求められるのかもしれませんね。

【最近の出来事】

新規、採用、申告、会計ソフト対応、プライベートでの出来事等々忙しい時期にかなり集中してしまいました。

監査法人時代はこの時期は休日出勤タクシー帰りで家で仕事とかも普通だったのでそこまで追い込まれた感じがしないのはその時の経験があるからかもしれません。

早くルーティーン作業は効率化と社内職員でまわせるようにして自分しかできない仕事に集中しようと思います。

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ABOUTこの記事をかいた人

港区の新橋税理士法人の代表社員をしています。 公認会計士・税理士 2014年9月に税理士法人を設立し代表社員に就任しました。 新設法人から創業100年を超える老舗企業まで税務顧問をしています。 http://shinbashitax.tokyo/